- ข้อมูล (data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ต่างๆที่เกิดขึ้นและมีลักษณะหลายอย่างผสมผสานเข้าด้วยกัน
- สารสนเทศ (information) หมายถึง ข้อมูลต่างๆที่ผ่านการประมวลผลแล้ว ซึ่งถูกต้องแม่นยำและตรงกับความตรงการของผู้ใช้
- ลักษณะของข้อมูลที่ดี
ข้อมูลที่ดีจะต้องเป็นข้อมูลที่มีคุณภาพและมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการของผู้ใช้ โดยข้อมูลที่ดีควรมีลักษณะดังนี้
- มีความถูกต้องและแม่นยำ เป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะหากข้อมูลไม่ถูกต้องหรือไม่น่าเชื่อถือ ผู้ใช้ก็ไม่สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นไปใช้ประโยชน์ได้
- ถูกต้อง รวดเร็ว และเป็นปัจจุบัน ข้อมูลที่มีความถูกต้อง สดใหม่ และทันต่อเหตุการณ์ปัจจุบัน จะทำให้ผู้ใช้ได้เปรียบคู่แข่งอย่างมาก
- ความสอดคล้องของข้อมูล การเก็บรวบรวมข้อมูล ควรวางแผนสรุปรวบรวมเป็นหัวข้อตามความต้องการของผู้ใช้งาน เพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้งานได้มากที่สุด
- ชนิดและลักษณะของข้อมูล
ข้อมูลที่ใช้ในการประมวลผลแบ่งออกเป็น 2 ชนิด ได้แก่
- ข้อมูลที่เป็นตัวเลข (numeric data) คือ ข้อมูลที่ใช้แทนจำนวนที่สามารถนำไปคำนวณได้ ซึ่งเขียนได้หลายรูปแบบคือ เลขจำนวนเต็ม และ เลขทศนิยม
- ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ (character data) คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรและไม่สามารถนำไปคำนวณได้ แต่นำมาเรียงต่อกันให้มีความหมายได้
- ประเภทของข้อมูล
เราสามารถแบ่งประเภทของข้อมูลเป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ ได้แก่
- ข้อมูลปฐมภูมิ (primary data) คือ ข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรงซึ่งไม่ได้คัดลอกจากบุคคลอื่น ข้อมูลที่ได้จะมีความถูกต้อง ทันสมัย และมีความเป็นปัจจุบันมากกว่าข้อมูลทุติยภูมิ
- ข้อมูลทุติยภูมิ (secondary data) คือ ข้อมูลที่มีผู้รวบรวมหรือเรียบเรียงไว้แล้ว ซึ่งเป็นข้อมูลสารสนเทศที่สามารถนำมาใช้อ้างอิงได้
2). กระบวนการจัดการสารสนเทศ
- การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
- การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล เป็นจุดเริ่มต้นของการดำเนินงาน ซึ่งใช้เทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บข้อมูล
- การตรวจสอบข้อมูล เมื่อีการรวบรวมข้อมูล ก็จำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้องซึ่งหากพบความผิดพลาดก็จะต้องแก้ไขโดยอาจใช้สายตาของมนุษย์หรือใช้คอมพิวเตอร์ช่วยตรวจสอบ
- การประมวลผลข้อมูล
- การจัดกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บควรจัดกลุ่มเป็นหมวดหมู่ที่ชัดเจน เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งานต่อไป
- การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดกลุ่มเป็นหมวดหมู่แล้ว ก็ควรจัดเรียงข้อมูลที่มีความสำคัญตามลำดับตัวเลขหรืออักขระเพื่อความสะดวกและประหยัดเวลาในการค้นหาข้อมูล
- การสรุปผลข้อมูล หลังจากจัดเรียงลำดับความสำคัญของข้อมูลต่างๆแล้ว ก็ควรสรุปข้อมูลต่างๆเหล่านั้นได้กระชับและได้ใจความสำคัญ เพื่อรอในการนำไปใช้ประโยชน์ต่อไป
- การจัดเก็บและดูแลรักษาข้อมูล
- การเก็บรักษา้ข้อมูล การนำข้อมูลที่ประมวลผลแล้วมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ
- การนำสำเนาข้อมูล การคัดลอกข้อมูลจากต้นฉบับเพื่อเ้ก็บรักษา หากข้อมูลต้นฉบับเสียหาย ก็สามารถนำข้อมูลที่สำเนาไว้มาใช้ได้ในทันที
- การแสดงผลข้อมูล
- การสื่อสารและแผยแพร่ข้อมูล เป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทอย่างมาก เพราะหากได้รับข้อมูลข่าวสารที่รวดเร็วและทันเวลา ผู้ใช้งานก็สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้ประโยชน์ได้เต็มศักยภาพ
- การปรับปรุงข้อมูลหลักจากที่ได้เผยแพร่ไปแล้ว ควรมีการติดตามผลตอบกลับ เพื่อนำข้อมูลเหล่านั้นมาแก้ไขให้ทันสมัยตลอดเวลา และควรจัดเก็บอย่างเป็นระบบเพื่องานต่อการใช้งาน
3). ข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์
- ระบบเลขฐานสอง เป็นการสื่อสารกับคอมพิวเตอร์ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บข้อมูลหรือการสั่งงาน จะต้องอาศัยระบบเลขฐานสอง เนื่องจากคอมพิวเตอร์ทำงานโดยสัญญาณไฟฟ้าโดยแทนตัวเลขศูนย์และหนึ่ง โดยแต่ละหลักจะเรียกว่า บิต และเมื่อนำตัวเลขหลายๆบิตมาเรียงต่อกันเท่ากับ 1 ไบต์ จะใช้สร้างแทนจำนวน อักขระ สัญลักษณ์ ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษได้
- รหัสแทนข้อมูล
เพื่อให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างมนุษย์กับคอมพิวเตอร์เป็นไปในแนวเดียวกัน จึงมีการกำหนดมาตรฐานรหัสแทนแทนข้อมูลในระบบเลขฐานสองขึ้น โดยมีรายละเอียดต่างๆดังนี้
- รหัสแอสกี (american standard code information interchange: ASCII) เป็นรหัสแทนข้อมูลด้วยเลขฐานสองจำนวน 8 บิต หรือเท่ากับ 1 ไบต์ แทนอักขระหรือสัญลักษณ์แต่ละตัว ซึ่งหมายความว่าการแทนอักขระแต่ละตัวจะประกอบด้วยเลขฐานสอง 8 บิตเรียงกัน
- รหัสยูนิโค้ด (Unicode) เป็นรหัสแทนข้อมูลด้วยเลขฐานสองจำนวน 18 บิต เนื่องจากตัวอักษรบางประเภทเป็นตัวอักษรภาษาจีนและภาษาญี่ปุ่น ซึ่งมีตัวอักษรเป็นหมื่นตัว หากใช้รหัสที่เป็นเลขฐานสอง 8 บิต จะแทนรูปแบบตัวอักษารได้เพียง 256 รูปแบบ ด้วยเหตุนี้จึงได้สร้างรหัสใหม่ขึ้นมาแทน โดยแทนตัวอักขระได้ 65536 ตัว และยังใช้แทนสัญลักษณ์กราฟิกและสัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ได้อีกด้วย
- การจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์
ในการจัดเก็บข้อมูลไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ จะต้องกำหนดรูปแบบหรือโครงสร้างข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้งานและคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้ตรงกัน มีรายละเอียดดังนี้
- บิต (bit) คือ ตัวเลขตัวใดตัวหนึ่งในระบบเลขฐานสอง ซึ่งเป็นหน่วยที่เล็กที่สุดของข้อมูล
- ตัวอักขระ (character) คือ ตัวเลข ตัวอักษร หรือเครื่องหมายใดๆ โดยตัวอักขระแต่ละตัวจะต้องใช้เลขฐานสองจำนวน 8 บิต หรือ 1 ไบต์
- เขตข้อมูล (field) คือ ข้อมูลที่เป็นอักขระเรียงต่อกัน เพื่อแทนความหมายใดความหมายหนึ่ง
- ระเบียบข้อมูล (record) คือ กลุ่มของเขตข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกัน ตั้งแต่ 1 เขตข้อมูลขึ้นไป
- แฟ้มข้อมูล (file) คือ กลุ่มของระเบียนข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน ตั้งแต่ 1 ระเบียนขึ้นไป
- ฐานข้อมูล (database) คือ เป็นที่รวบรวมข้อมูล หลายๆแฟ้มเข้าด้วยกัน ซึ่งจะต้องมีความสััมพันธ์กันโดยใช้เขตข้อมูลที่เหมือนกันเป็นตัวเชื่อมระหว่างกัน
4). จริยธรรมในการใช้ข้อมูล
ประเด็นต่างๆที่น่าสนใจเกี่ยวกับจริยธรรมในการใช้ข้อมูล มีดังนี้
- ความเป็นส่วนตัว (privacy) ก่อนจะเผยแพร่ข้อมูลทุกครั้งต้องคำนึงถึงข้อมูลที่มีความเป็นส่วนตัวสูง ซึ่งหากข้อมูลถูกพวกมิจฉาชีพนำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ ก็จะสร้างความเดือดร้อนให้แก่เจ้าของข้อมูลได้
- ความถูกต้อง (accuracy) ก่อนจะเผยแพร่ข้อมูลใดๆควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลนั้นเสียก่อน เพราะถ้าผู้รับข้อมูลได้รับข้อมูลที่ผิด ก็ไม่สามารถนำข้อมูลนั้นไปใช้ประโยชน์อะไรได้เลย ซึ่งทำให้เสียเวลาในการค้นหาใหม่
- ความเป็นเจ้าของ (property) การละเมิดลิขสิทธิ์หรือทรัพย์สินทางปัญญา จะทำให้เกิดความเสียหายทางธุรกิจต่อเจ้าของข้อมูล ผู้ใช้จึงควรระมัดระวังในการนำข้อมูลต่างๆมาใช้งาน ว่าได้รับอนุญาตจากเจ้าของข้อมูลหรือไม่ ซึ่งหากละเมิดลิขสิทธิ์ก็จะมีความผิดทางกฏหมาย
- การเข้าถึงข้อมูล (accessibility) การใช้งานคอมพิวเตอร์มักมีการกำหนดสิทธิตามระดับของผู้ใช้งาน เพื่อป้องกันและรักษาความลับของข้อมูล ซึ่งการเข้าถึงข้อมูลของผู้อื่นโดยไม่ได้รับอนุญาต ถือว่าเป็นการผิดจริยธรรมเช่นเดียวกับการละเมิดข้อมูลส่วนตัว
------------------------------------------------------
คำถามประจำบทที่ 2
- ประเภทของข้อมูลมีกี่ประเภท? อะไรบ้าง?
ตอบ 2 ประเภท ข้อมูลปฐมภูมิ ข้อมูลทุติยภูมิ
